Puantaj nedir, nasıl tutulur?

Puantaj, çalışanların her gün işte olup olmadıklarının ve ne kadar çalıştıklarının kayıt altına alınmasıdır. Bu kayıtların tutulduğu tabloya puantaj cetveli denir.

Küçük bir işletmede bile ay sonunda maaşın doğru hesaplanması, SGK'ya doğru prim günü bildirilmesi ve olası bir anlaşmazlıkta ispat yapılabilmesi, büyük ölçüde puantajın doğru tutulmasına bağlıdır.

Puantaj neden tutulur?

Doğru ücret hesabı

Ücret, fiilen çalışılan süreye ve kullanılan izinlere göre hesaplanır. Ücretsiz izin, devamsızlık, fazla mesai ve tatil çalışması puantajdan okunur. Puantaj yanlışsa bordro da yanlış olur.

SGK bildirimleri

İşveren her ay, çalışanın o aydaki prim ödeme gün sayısını SGK'ya bildirir. Ay içinde eksik çalışma varsa, eksik gün sayısı ve nedeni de bildirilir. Bu bilgilerin kaynağı puantajdır.

İspat

İş davalarında en sık görülen alacaklardan biri fazla mesai alacağıdır. Mahkemeler, çalışma sürelerini gösteren kayıtlara bakar. Yargıtay uygulamasında, çalışanın imzasını taşıyan puantaj kayıtları güçlü bir delil kabul edilir. Kayıt yoksa, tanık beyanlarıyla çalışan lehine sonuç çıkması daha olasıdır.

Yasal yükümlülükler

İş Kanunu, işverene her çalışan için bir özlük dosyası tutma (75. madde) ve fazla çalışmaları belgeleme yükümlülüğü getirir. Ücret ödemelerinde de çalışana ücret hesap pusulası verilir (37. madde). Bu belgelerin tamamı doğru bir puantaja dayanır.

Puantajda hangi bilgiler yer almalı?

Her çalışan için, her gün için şu bilgiler tutulmalıdır:

• Giriş ve çıkış saatleri
• Ara dinlenme süresi
• Günün türü: normal iş günü, hafta tatili, genel tatil
• Varsa izin türü: yıllık izin, ücretsiz izin, mazeret izni, rapor
• Devamsızlık
• Fazla mesai süresi
• Gece çalışması (varsa)

Örnek puantaj işaretleri

Kâğıt veya tablo üzerinde tutulan puantajlarda her gün için kısa işaretler kullanılır. İşaretler kanunla belirlenmiş değildir; her işyeri kendi listesini oluşturabilir. Önemli olan, listenin herkes tarafından aynı şekilde anlaşılmasıdır. Yaygın bir örnek:

Rapor günlerinde ücret konusu karışıktır: SGK geçici iş göremezlik ödeneğini genellikle raporun üçüncü gününden itibaren öder. İlk iki günün ücretinin işveren tarafından ödenip ödenmeyeceği, iş sözleşmesine ve toplu iş sözleşmesine göre değişir.

SGK'da 30 gün kuralı

Aylık ücretle çalışanlar için SGK'ya bildirilen prim günü, ayın kaç çektiğine bakılmaksızın 30 gün kabul edilir. Şubat ayında tam çalışan biri için de 31 çeken bir ayda tam çalışan biri için de 30 gün bildirilir.

Ay içinde eksik gün varsa, 30'dan eksik gün sayısı düşülür. Örneğin 3 gün ücretsiz izin kullanan çalışan için 27 gün bildirilir ve eksik gün nedeni olarak ücretsiz izin belirtilir. Eksik günlerin belgeleri (izin dilekçesi, rapor) dosyada saklanmalıdır.

Puantaj adım adım nasıl tutulur?

1. Çalışma takvimini belirleyin

Her çalışan veya her ekip için haftalık çalışma düzeni net olmalıdır: hangi günler çalışılıyor, mesai kaçta başlayıp bitiyor, ara dinlenme ne kadar. Vardiyalı çalışan işyerlerinde vardiya listesi ay başında hazırlanmalıdır.

2. Giriş ve çıkışları günlük kaydedin

Kayıt, ay sonuna bırakılmamalı, her gün tutulmalıdır. Geriye dönük doldurulan puantajlar hem hata yapmaya açıktır hem de inandırıcılığını kaybeder. Kart okuyucu, QR kod veya imza föyü gibi bir yöntem seçin ve herkes için aynı yöntemi uygulayın.

3. İzin ve raporları anında işleyin

İzin onaylandığı anda puantaja işlenmelidir. Rapor belgesi geldiğinde ilgili günler rapor olarak değiştirilmelidir. Ay sonunda "kim ne zaman izindeydi" sorusunu hatırlamaya çalışmak, en sık hata kaynağıdır.

4. Fazla mesaiyi ayrı izleyin

Fazla mesai, haftalık 45 saati aşan çalışmadır. Günlük kayıtlardan haftalık toplamı çıkarın ve aşan saatleri ayrı bir sütunda gösterin. Ayrıntısı için fazla mesai ücreti hesaplama yazımıza bakabilirsiniz.

5. Ay sonunda kontrol edin ve imzalatın

Ay kapanmadan önce puantajı kontrol edin ve çalışana gösterin. İmzalı veya elektronik ortamda onaylanmış puantaj, sonradan çıkabilecek itirazlara karşı en güçlü kayıttır.

Ay sonu kontrol listesi

1. Her çalışanın gün sayısı ayın gün sayısıyla tutuyor mu?
2. Onaylanan tüm izinler puantaja işlendi mi?
3. Rapor belgeleri eksiksiz mi?
4. Resmi tatiller doğru işaretlendi mi?
5. Fazla mesai toplamları haftalık olarak hesaplandı mı?
6. Ay içinde işe giren veya ayrılanların günleri doğru mu?
7. Eksik gün nedenleri SGK bildirimiyle uyumlu mu?

Sık yapılan hatalar

Ay ortası giriş ve çıkışları atlamak. Ay ortasında işe başlayan çalışanın ilk günleri ya da ayrılan çalışanın son günleri, ücret ve prim günü açısından ayrıca hesaplanmalıdır.

Hafta tatilini mekanik işaretlemek. Hafta tatili ücretinin hak edilmesi için, tatilden önceki iş günlerinde çalışılmış olması gerekir (İş Kanunu 46. madde). Hafta içinde devamsızlık yapan çalışanın hafta tatili ücreti etkilenebilir; bunu kontrol etmeden her pazarı otomatik ücretli işaretlemek yanlış sonuç verir.

Yarım günleri yok saymak. Arife günleri gibi yarım gün tatiller, puantajda ayrıca işaretlenmelidir.

Farklı kişilerin farklı işaret kullanması. Bir şube "Üİ", diğeri "ÜCZ" yazıyorsa ay sonunda birleştirme hatası kaçınılmazdır. Ortak bir işaret listesi belirleyin.

Tek bir tablo dosyasına güvenmek. Tablo dosyasındaki bir formül hatası, bütün çalışanların bordrosunu etkileyebilir. Dosya kim tarafından, ne zaman değiştirildi sorusuna cevap veremeyen bir kayıt, ispat değeri açısından da zayıftır.

Kâğıt, tablo dosyası ya da yazılım

Hangi yöntemi seçerseniz seçin, önemli olan kayıtların her gün, aynı kurallarla tutulması ve ay sonunda çalışanla birlikte kontrol edilmesidir.

Kurumsal İK'da nasıl yapılır?

Kurumsal İK'da çalışanlar giriş ve çıkışlarını şubeye asılan QR kodu telefonlarından okutarak yapar; kayıtlar puantaja günlük düşer. Onaylanan izinler ilgili günlere kendiliğinden işlenir, resmi tatiller çalışma takviminden gelir. Ay sonunda puantajı tek ekranda kontrol edip tablo olarak dışa aktarabilirsiniz.